De regels op een rij

Uitgangspunt in de WKR is dat alles wat u aan uw werknemer verstrekt of vergoedt voor zijn dienstbetrekking, loon is. Er zijn echter uitzonderingen. Zo vallen vrijgestelde aanspraken, zoals pensioenaanspraken en vrijgestelde uitkeringen en verstrekkingen (bijvoorbeeld een eenmalige uitkering bij overlijden), niet onder de WKR. Datzelfde geldt voor intermediaire kosten. U vergoedt dan de kosten die uw werknemer voorschiet voor zaken die:

• tot het vermogen van uw bedrijf horen (uw werknemer tankt bijvoorbeeld met de auto van de zaak en schiet de benzinekosten voor, waarna u ze weer vergoedt),
• specifiek samenhangen met de bedrijfsvoering (uw werknemer koopt bijvoorbeeld een fles wijn voor een klant en u vergoedt deze kosten).

Ook verstrekkingen waarvoor uw werknemer een eigen bijdrage van ten minste de (factuur)waarde betaalt, vallen niet onder de WKR. Hetzelfde geldt voor producten uit uw eigen bedrijf, mits uw werknemer hiervoor de consumentenprijs betaalt.

Binnen de WKR mag u vanaf 2015 maximaal 1,2% van het totale fiscale loon (kolom 14 van de loonstaat) besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor uw werknemers. Dit wordt de 'vrije ruimte' genoemd. U betaalt geen loonbelasting over het bedrag aan vergoedingen en verstrekkingen dat binnen de vrije ruimte valt. Over het bedrag boven de vrije ruimte betaalt u wel loonbelasting in de vorm van een eindheffing van 80%. Dit is een werkgeverslast. U hoeft hierover geen premies volks- en werknemersverzekeringen te betalen en evenmin een werkgeversheffing Zvw of een inkomensafhankelijke bijdrage Zvw.

Keuzemogelijkheid

Wilt u de last van 80% eindheffing niet dragen, dan heeft u de mogelijkheid – mits de arbeidsvoorwaarden dit toestaan – om vergoedingen en verstrekkingen aan te wijzen als werknemersloon. Deze worden dan regulier verloond. U moet deze keuze wel maken voordat u een vergoeding of verstrekking toekent aan uw werknemer en u kunt niet meer op uw keuze terugkomen, behalve als er echt sprake is van een fout. De keuze kan ook gedeeltelijk gemaakt worden. Stel u geeft uw werknemer een km-vergoeding van € 0,29. Onbelast mag u maar € 0,19 p/km geven. U geeft dus € 0,10 p/km te veel. Hiervan kunt u bijvoorbeeld € 0,05 p/km onder de WKR laten vallen en kunt u € 0,05 p/km tot het werknemersloon rekenen. Sommige onderdelen zijn verplicht werknemersloon. Zo horen de auto van de zaak, de dienstwoning en (verkeers)boetes altijd tot het loon van de werknemer.

Let op! Door bepaalde vergoedingen en verstrekkingen aan te wijzen als werknemersloon wordt het loon hoger en dat heeft tot gevolg dat u mogelijk meer premies werknemersverzekeringen, meer pensioenpremie en meer vakantiegeld moet betalen.

Gebruikelijkheidstoets

De WKR kent een gebruikelijkheidstoets. Deze houdt in dat de vergoedingen en verstrekkingen die u in uw administratie opneemt als eindheffingsloon en in de vrije ruimte onderbrengt, niet meer dan 30% mogen afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Het bedrag dat boven de 30%-grens uitkomt, is loon van de werknemer.

Tip: Vergoedingen of verstrekkingen van maximaal € 2.400 per persoon per jaar beschouwt de Belastingdienst in ieder geval als gebruikelijk. Naast een algemene kostenvergoeding van € 2.400 per jaar mogen specifieke gebruikelijke vergoedingen of verstrekkingen gegeven worden, zoals een vergoeding voor de telewerkplek of een kerstpakket.

Niet alles valt in de vrije ruimte: gerichte vrijstellingen

Bepaalde vergoedingen en verstrekkingen zijn wel loon, maar kunnen toch onbelast worden vergoed of verstrekt, zonder dat dit ten koste gaat van de vrije ruimte. Het gaat dan om gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen. De gerichte vrijstellingen zijn vergoedingen en verstrekkingen voor bijvoorbeeld de werkelijke kosten van openbaar vervoer en reiskosten eigen vervoer (maximaal € 0,19 p/km). Ook maaltijden bij overwerk, koopavonden of dienstreizen vallen onder de gerichte vrijstellingen. Daarnaast geldt vanaf 1 januari 2015 een gerichte vrijstelling voor personeelskortingen voor branche-eigen producten.

Nihilwaardering voor werkplekvoorzieningen

Voor een aantal  faciliteiten die voornamelijk worden gebruikt op de werkplek, zoals werkkleding en consumpties op de werkplek, geldt een nihilwaardering.

Let op! De 'werkplek' is een nieuw begrip in de WKR. Dit is de plaats waar de werknemer arbeid verricht en waarop voor de werkgever de Arbowetgeving van toepassing is. De werkplek thuis is uitgezonderd.

Noodzakelijkheidscriterium

Vanaf 1 januari 2015 is een noodzakelijkheidscriterium voor gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur geïntroduceerd. Met het noodzakelijkheidscriterium is een vergoeding of verstrekking geen belastbaar loon als deze noodzakelijk is voor het werk.

Tip: Door de invoering van het noodzakelijkheidscriterium kunt u een telefoon, computer of tablet onbelast vergoeden als uw werknemer deze zaken nodig heeft om zijn werk te doen. U hoeft dan ook geen rekening meer te houden met een privévoordeel van de werknemer.

Gerichte vrijstelling voor werkplekgerelateerde voorzieningen

Voor geheel of gedeeltelijk op de werkplek te gebruiken arbovoorzieningen en hulpmiddelen geldt vanaf 1 januari 2015 een gerichte vrijstelling. Deze voorzieningen waren tot en met 2014 opgenomen als nihilwaardering. De gerichte vrijstelling heeft als voordeel dat het voor u niet meer uitmaakt of u deze voorzieningen vergoedt, verstrekt of ter beschikking stelt.

Let op! Voor hulpmiddelen geldt als extra eis dat deze voor minimaal 90% zakelijk worden gebruikt.

Normbedragen

Normbedragen voor loon in natura blijven gelden. U kunt hierbij denken aan huisvesting ter behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking (2015: € 5,40 per dag), maaltijden op de werkplek (2015: € 3,20) en kinderopvang op de werkplek (uurtarieven volgens de Wet kinderopvang).

Concernregeling

De WKR geldt per werkgever. Met ingang van 1 januari 2015 is echter een concernregeling geïntroduceerd. Deze regeling maakt het mogelijk om de vrije ruimtes binnen één concern samen te voegen. De concernregeling kan alleen worden toegepast als de moedermaatschappij voor minimaal 95% eigenaar is van de dochtermaatschappij(en).

Vaste kostenvergoeding

Ook onder de WKR is een vaste kostenvergoeding mogelijk. U moet dan wel een onderscheid maken tussen gerichte vrijstellingen, intermediaire kosten en overige posten. Vergoedingen van overige posten zijn loon. U mag deze onderbrengen als eindheffingsloon in de vrije ruimte. Voor gerichte vrijstellingen en intermediaire kosten mag u alleen een onbelaste vaste kostenvergoeding geven als u de vergoeding onderbouwt met een onderzoek vooraf naar de werkelijk gemaakte kosten en u dit onderzoek herhaalt als de Belastingdienst daarom vraagt.

Uw administratie inrichten

Een van de voordelen van de WKR is dat u de vergoedingen en verstrekkingen niet meer per werknemer hoeft bij te houden. Ook bent u binnen de vrije ruimte niet meer gebonden aan allerlei fiscale spelregels. De Belastingdienst moet echter nog wel kunnen beoordelen of u binnen de vrije ruimte blijft met de vergoedingen en verstrekkingen die u heeft aangewezen als eindheffingsloon onder de WKR.

Het totale bedrag aan vergoedingen en verstrekkingen moet dus uit uw financiële administratie te halen zijn en dat betekent een aanpassing. Vaak worden de vergoedingen en verstrekkingen niet apart in de financiële administratie geboekt en staat in de financiële administratie geen btw bij de boekingen voor de vergoedingen en verstrekkingen. U moet dan alsnog de btw toevoegen, want in de WKR geldt bij verstrekkingen en terbeschikkingstellingen de inkoopfactuur (inclusief btw) als hoofdregel.

Tip: Over het toevoegen van de btw kunt u in het kader van de WKR met de Belastingdienst de afspraak maken dat u een gemiddelde btw-druk over de verschillende posten in de vrije ruimte in aanmerking neemt.

Stel nu dat u geen factuur heeft? In dat geval moet u uitgaan van de waarde in het economische verkeer. Verstrekt u producten uit uw eigen bedrijf aan uw werknemer, dan moet u uitgaan van de consumentenprijs.

Het totale bedrag in uw financiële administratie aan vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen onder de WKR moet u koppelen aan het fiscale loon (kolom 14 van de loonstaat) in uw loonadministratie. Op die manier kunt u, maar ook de Belastingdienst, toetsen of u binnen de vrije ruimte blijft.

Tip: Met ingang van 1 januari 2015 hoeft u nog maar één keer per jaar vast te stellen of u de vrije ruimte overschrijdt. Tot en met 2014 moest u dat nog bij iedere loonaangifte doen. Dat is dus veranderd. Voortaan hoeft u pas met de Belastingdienst af te rekenen na afloop van het kalenderjaar. Concreet betekent dit dat bij een aangiftetijdvak van een maand u de verschuldigde belasting in het kader van de werkkostenregeling voor het jaar 2015, pas uiterlijk eind februari 2016 hoeft aan te geven en af te dragen.

Aanpassen van arbeidsvoorwaarden

Het kan zijn dat u door de WKR bestaande arbeidsvoorwaarden moet aanpassen. Hiervoor heeft u in de meeste gevallen toestemming nodig van uw werknemers. Overleg daarom met uw werknemers en/of de ondernemingsraad. Geldt binnen uw bedrijf een bedrijfstak-cao, dan zijn u en uw werknemers hier volledig aan gebonden. Uw keuzeruimte is dan beperkt. Bij het afsluiten van nieuwe arbeidscontracten kunt u wel al rekening houden met de WKR.

Tot slot

De WKR heeft voor werkgevers grote gevolgen. Fiscaal gezien is het een complete ommezwaai in onze denkwijze en daarnaast heeft de regeling grote gevolgen op het arbeidsrechtelijke en administratieve vlak. Met ingang van 1 januari 2015 is de WKR definitief ingevoerd en kunt u niet meer kiezen voor toepassing van de oude regeling. Beoordeel daarom of u klaar bent voor de WKR. Wij kunnen u daarbij helpen!