Door het coronavirus werkt uw personeel waar mogelijk vanuit huis. Daar zijn kosten aan verbonden, dus is het de vraag of en in hoeverre u daar een onbelaste vergoeding voor kunt geven.
Werkplek thuis
U kunt voor de werkplek thuis meestal geen onbelaste vergoedingen geven. Dit is alleen anders als de werkplek zelfstandig is. Dit wil zeggen: de werkplek moet een eigen ingang hebben en eigen sanitair, én u moet de werkplek van de werknemer huren. Alleen in die laatste gevallen kunt u onbelast vergoedingen geven, zoals voor energie, en mag u bijvoorbeeld onbelast een bureau ter beschikking stellen.
Pc, mobiele communicatiemiddelen, internet
Computerapparatuur, zoals laptops, printers en dergelijke, en mobiele communicatiemiddelen, zoals een smartphone, kunt u belastingvrij vergoeden of verstrekken als deze naar uw mening nodig zijn voor het thuis goed kunnen uitvoeren van de functie. Ook een internetabonnement valt hieronder.
Let op! Bij een abonnement met meerdere voorzieningen, zoals voor tv, moet u een redelijke schatting maken van de kosten die u aan het internetabonnement kunt toerekenen. Alleen dit deel kunt u namelijk onbelast vergoeden.
Noodzakelijk?
Bij personeel dat verplicht thuis moet werken, zal in de regel weinig discussie bestaan over de noodzakelijkheid van een laptop en dergelijke. Niet-noodzakelijke hulpmiddelen zijn bovendien ook vrijgesteld als de werknemer deze voor 90% of meer zakelijk gebruikt.
Niet vrijgesteld, dan in vrije ruimte
Vergoedt u iets of stelt u iets ter beschikking wat niet noodzakelijk is, dan is dit in beginsel belast bij uw werknemer. Maar u kunt dit ook onderbrengen in de werkkostenregeling, zodat het onbelast blijft. Alleen als u dit jaar over de vrije ruimte heen schiet, betaalt u als werkgever 80% eindheffing.
Let op! De vrije ruimte is dit jaar verhoogd naar 1,7% van de loonsom tot € 400.000 en 1,2% over het meerdere van de loonsom.
Einde crisis, en dan?
Als uw werknemers na de coronacrisis niet meer thuis hoeven te werken, dienen ze ter beschikking gestelde pc’s en dergelijke weer aan u terug te geven of in privé over te nemen en u hier een redelijke vergoeding voor te betalen.
Heeft u vragen over de mogelijke vergoedingen voor thuiswerkers, neem dan contact met ons op.