Op grond van de reisbesluiten mocht u voor vergoeding van verblijfkosten aan uw werknemer aansluiten bij de vergoedingen voor ambtenaren op dienstreis. De bedragen op basis van deze regeling waren belastingvrij, zonder dat een onderbouwing met bonnetjes nodig was. Voorwaarde voor deze soepele regeling was wel dat uw werknemer vergelijkbaar was met een ambtenaar op dienstreis. Met ingang van 1 juli zijn de bedragen die een werkgever belastingvrij mag geven beperkt.
Wat mag een werkgever belastingvrij geven
Een werkgever mag belastingvrij de kosten voor tijdelijk verblijf die onderbouwd zijn met bonnetjes vergoeden. Het gaat daarbij om hotelovernachtingen, eten en drinken en dergelijke tijdens een zakenreis.
Indien een werknemer vanuit kostenoogpunt vergelijkbaar is met een ambtenaar, mag de onderbouwing met bonnetjes achterwege blijven. Deze vergelijking geldt wanneer hij/zij (grotendeels) dezelfde kosten maakt als een ambtenaar op dienstreis, namelijk:
• meerkosten plaatselijk vervoer;
• meerkosten drank en versnapering;
• meerkosten recreatie;
• meerkosten verzilveren cheques en dergelijke;
• meerkosten lokale telefoongesprekken;
• huur van dekstoelen.
Beperking
Met ingang van 1 juli geldt deze regeling nog steeds, maar zijn de bedragen beperkt. Per reisdag mag u zonder nadere bewijzen de volgende bedragen belastingvrij geven:
• kleine uitgaven overdag: € 4,00;
• kleine uitgaven in de avond: € 8,05;
• lunch: € 8,30;
• avondmaaltijd: € 20,81;
• logies: € 84,46;
• 0ntbijt: € 10,77.
Het moet wel gaan om een echte reis; bij een reis van minder dan 4 uur of bij een afstand van slechts enkele kilometers tot de standplaats geldt de reisregeling niet. Deze regeling geldt zowel onder de Werkkostenregeling als daarbuiten. Geeft een werkgever hogere vergoedingen dan de bovenstaande bedragen, dan is het meerdere belast.
Let op! Wanneer een werkgever bepaalde kosten voor zijn rekening neemt, bijvoorbeeld de hotelkosten, is een belastingvrije vergoeding voor deze kosten niet mogelijk. Twijfelt u of uw werknemers vanuit kostenoogpunt mogen aansluiten bij de vergoedingen voor ambtenaren op dienstreis? Stem dit dan eerst af met de Belastingdienst.