Vanaf 1 januari 2015 past u verplicht de werkkostenregeling (WKR) toe. Binnen de werkkostenregeling zijn aangewezen vergoedingen en verstrekkingen niet belast tot 1,2% van de totale fiscale loonsom. Dit wordt de vrije ruimte genoemd. Heeft u nog voldoende vrije ruimte over, benut deze dan voor het einde van het jaar optimaal voor belastingvrije vergoedingen en verstrekkingen aan uw werknemers.
Vrije ruimte
Binnen de WKR kunt u vergoedingen en verstrekkingen aanwijzen als eindheffingsbestanddeel in de vrije ruimte. Aangewezen vergoedingen en verstrekkingen zijn niet belast tot 1,2% van de totale fiscale loonsom. Daarboven vindt belastingheffing plaats tegen een eindheffingstarief van 80%.
Tip: Heeft u aan het einde van 2015 vrije ruimte over dan is het niet mogelijk om deze ruimte door te schuiven naar 2016. Het is daarom raadzaam om nu al te inventariseren hoeveel vrije ruimte u nog over heeft. U kunt in 2015 dan wellicht nog een aantal belastingvrije vergoedingen of verstrekkingen aan uw werknemers toekennen.
U bent verplicht om de aangewezen vergoedingen en verstrekkingen en uw vrije ruimte te administreren. De wijze van administreren is wettelijk niet voorgeschreven. Deze verplichte administratie is tevens een hulpmiddel om nu uw overschot in de vrije ruimte te bepalen.
Hoogte vrije ruimte
De hoogte van uw vrije ruimte is afhankelijk van de totale fiscale loonsom in 2015. Houd daarom bij het bepalen van de vrije ruimte nog rekening met bijvoorbeeld in- en uitdiensttredingen van werknemers in de laatste twee maanden van 2015 en loonsverhogingen.
Houd daarnaast rekening met bepaalde vergoedingen en verstrekkingen die nog in het vooruitzicht liggen in 2015 zoals bijvoorbeeld een kerstpakket en een bedrijfsfeestje op een externe locatie.
Gebruikelijkheidscriterium
Het gebruikelijkheidscriterium legt een beperking op aan de vergoedingen en verstrekkingen die u onder kunt brengen in de vrije ruimte. Het gebruikelijkheidscriterium houdt in dat u geen vergoedingen en verstrekkingen in de vrije ruimte mag onderbrengen als deze voor meer dan 30% afwijken van hetgeen normaal vergoed of verstrekt wordt.
Dit is een lastig criterium maar gelukkig heeft de Belastingdienst een doelmatigheidsmarge gegeven: vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen van maximaal € 2400 per persoon per jaar beschouwt de Belastingdienst in ieder geval als gebruikelijk. Blijft u binnen deze marge dan kunt u dus zonder problemen binnen het resterende deel van uw vrije ruimte een onbelaste vergoeding of verstrekking geven.
Tip: Tot € 2400 kunt u vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen aanwijzen in de vrije ruimte zonder dat de Belastingdienst achteraf de gebruikelijkheid hiervan ter discussie stelt.